Nhật Bản là thị trường lớn cho các doanh nghiệp bởi đây là nơi có nhiều nhà sản xuất các thiết bị điện tử và hàng tiêu dùng lớn nhất thế giới. Tuy nhiên, phong tục và văn hóa ở đây là rất khác so với những gì bạn đang ở Việt Nam và thậm chí là cũng có rất nhiều khác biệt so với nhiều quốc gia châu Á khác.

Bạn cần phải biết điều này trước khi tham gia kinh doanh ở Nhật Bản, đó là tất cả các doanh nghiệp Nhật Bản đều hoạt động dựa trên sự tôn trọng và sự tin tưởng, bạn cần phải chứng minh rằng bạn tôn trọng văn hóa Nhật Bản, và đã bỏ thời gian tìm hiểu về nó. Điều này sẽ giúp hoạt động kinh doanh của bạn có một khởi đầu tốt hơn.

1. Cúi chào và ấn tượng đầu tiên

Văn hóa Nhật Bản thường cúi đầu xuống khi bắt tay một ai đó, điều này rất đỗi bình thường và nhiều người ​​sẽ không biết rõ về tục lệ này. Sau đây là một số hướng dẫn đơn giản để giúp bạn thực hiện một cách chuẩn xác nhất có thể.

Đầu tiên, cúi người xuống khi bắt tay, lưng thẳng và mắt hướng xuống phía dưới, mức độ cúi và thời gian cúi biểu thị mức sự độ tôn trọng của người được bắt tay. Thời gian cúi lâu hơn và cúi thấp hơn thể hiện sự tôn trọng cao hơn đối với người đối diện.

Thông thường bạn áp dụng cách này khi bắt tay người cao cấp hơn (mức độ cao cấp được xác định bởi cả hai tuổi và vị trí trong công ty). Ngắn hơn, cúi ít khi bắt tay người trẻ hơn hoặc là có địa vị thấp hơn. Bắt tay là phong tục thường xuyên ở Nhật Bản. Tuy nhiên, cấp cao hơn thường là người chủ động và bạn nên tiếp nhận lại một cách nhẹ nhàng, nếu thấy người đối diện có cử chỉ mở rộng cánh tay.

Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, người Nhật thường chú ý đến trang phục của bạn trong buổi gặp gỡ đầu tiên, do vậy bạn nên có trang phục cẩn trọng - phù hợp nhất là trang phục quần màu tối nhưng tránh kết hợp với áo khoác màu đen, áo sơ mi trắng trơn và cà vạt đen vì đây là trang phục người Nhật thường mặc trong tang lễ.

2. Danh thiếp

Chắc chắn, các nhà kinh doanh có thể trao danh thiếp cho nhau bất cứ chỗ nào kể cả ngoài đường, nhưng ở Nhật Bản thì khác, việc trao danh thiếp được thực hiện một cách khá khách sáo: Cuộc họp sẽ không thể bắt đầu nếu các thành viên tham gia chưa trao đổi xong danh thiếp, vì vậy nên mang theo thật nhiều danh thiếp và chuẩn bị hộp đựng danh thiếp khi tham gia họp với người Nhật.

Danh thiếp được trao đổi trước khi làm việc theo thứ tự từ người cao cấp nhất rồi đến những đối tác thấp hơn. Các nhân viên thấp nhất sẽ được trao đổi danh thiếp cuối cùng. Cách trao danh thiếp cũng nhiêu khê và bạn phải giữ tấm danh thiếp bằng cả hai tay ở hai góc gần nhất với bạn. Một điểm quan trọng nữa là danh thiếp phải có một mặt in bằng tiếng Nhật và phải để mặt tiếng Nhật lên phía trên. Trong trường hợp cách xa mà không với tới để lấy danh thiệp, điều tối kỵ là bạn đẩy nó trượt trên bàn vì người Nhật cho hành động này là thiếu tôn trọng, cách hay nhất là đứng lên, đi bộ sang bên họ.

Nhận danh thiếp cũng phải sử dụng hai tay, dành một ít thời gian để đọc mỗi khi bạn nhận được chúng và giữ chúng theo thứ tự danh thiếp của người cao cấp nhất được đặt trên cùng. Khi kết thúc cuộc họp, cất tất cả các danh thiếp vừa nhận được một cách cẩn thận vào vào hộp chuyên đựng danh thiếp: không bao giờ đút chúng vào túi hoặc ví tiền thông thường.

Trong cuộc họp, sau thủ tục trao đổi danh thiếp và thời gian ổn định chỗ ngồi, hãy để cho chủ tọa là người quyết định chỗ ngồi cho bạn và chỉ bắt đầu ngồi xuống khi những người khác đã bắt đầu ngồi.

3. Truyền thông trong kinh doanh tại Nhật Bản

Thư điện tử, thư tín và thậm chí cả fax được áp dụng rộng rãi, nhưng các cuộc họp quan trọng thì cách tốt nhất là mời qua điện thoại, gọi trước một vài tuần trước và không nên chậm trễ hơn.

Bạn cũng nên tránh nhìn thẳng vào mắt người đối diện khi chào hỏi và trong các cuộc họp - trong thực tế, đừng ngạc nhiên nếu một số người tham dự ngồi nhắm mắt: không giống như nhiều nơi khác, hành động này được coi là không chú tâm, song ở Nhật thì nó được xem là đối tác của bạn đang lắng nghe rất chăm chú.

Khi bạn là người nghe, nên ghi chú nhiều trong khi lắng nghe thuyết trình và giữ im lặng gần như hoàn toàn, nhưng cũng nên thỉnh thoảng đệm một số thán từ để tỏ ra bạn đang thực sự chú ý và hưởng ứng diễn giả. Tuy nhiên, là không nên viết nguệch ngoạc cho có.

Bạn cũng nên gọi mọi người bằng họ - không bao giờ gọi bằng tên trừ khi đã được sự cho phép của thân chủ - và thêm từ 'san' (đọc giống là 'Ban') ở phía sau bất kể giới tính. Ví dụ, ông Yuki Takahashi sẽ gọi là “Takahashi san”, tên phụ nữ cũng đọc như vậy.

4. Kỹ năng đàm phán khi kinh doanh tại Nhật Bản

Khi đàm phán với khách hàng hoặc nhà cung cấp người Nhật Bản, rất nhiều điều được nói ra nhưng không bao giờ là thực sự cả.

Nếu một cái gì đó không phải là dễ chịu, bạn hiếm khi nghe thấy từ "không" từ  đối tác Nhật Bản trong đàm phán: mà chỉ có thể cảm nhận được qua sự thay đổi với các dấu hiệu thị giác như gãi đầu hay nhíu lông mày, cụm từ nhẹ nhàng thường được nghe khi họ muốn từ chối là khó khăn, bất tiện, sẽ được xem xét hoặc thậm chí là “hiểu”, hoặc “có” với thái độ thiếu chân thành.

Câu hỏi " Ông không đồng ý với điều này?" là một cách tuyệt vời để xóa bỏ sự nhầm lẫn và sẽ nhận được một câu trả lời trung thực cũng như tạo điều kiệncho đối tác của bạn đưa ra một phản ứng "tích cực" để trả lời câu hỏi, trong khi vẫn truyền đạt những gì cần phải nói.

Ngoài ra, để tránh chiến thuật đàm phán marathon: người Nhật thường muốn bạn đưa ra đề nghị tốt nhất trước, sau đó họ sẽ thảo luận nhóm để đưa ra quyết định và có thể mất vài tuần để có một quyết định cuối cùng. Niềm tin là quan trọng, và nếu họ đặt một đơn đặt hàng nhỏ để kiểm tra sự tin tưởng, thì đây là cơ hội hoàn hảo để bạn thể hiện.

5. Coi trọng quà tặng

Thông tục tặng quà ngoại giao trong kinh doanh ở Nhật Bản nhìn chung cũng giống các nước châu Á khác: phổ biến là người cấp cao nhất mỗi bên sẽ trao đổi quà tặng cho nhau vào cuối cuộc họp đầu tiên, và ở các sự kiện quan trọng, các ngày lễ lớn sau đó.

Nhưng không giống như ở Trung Quốc, bao bì màu đỏ ở Nhật Bản có một ý nghĩa tang lễ cũng như hoa lily, hoa sen và hoa trà. Ở Nhật Bản số 4 và số 9 là những con số không may mắn, vì vậy tránh tặng quà có số lượng giống, liên quan đến những con số này.

Tặng thức ăn là an toàn nhất, đặc biệt là các loại thực phẩm ngọt như sôcôla và bánh ngọt, và lưu ý rằng sau cuộc họp nếu nhận được món quà có bao gói cẩn thận, đẹp hay bất kỳ mòn quà nào thì bạn nên mở chúng một cách riêng tư.

Theo http://www.ausbt.com.au - PT

Từ khóa: Năm bí quyết, kinh doanh ở Nhật Bản